Finalista KONKURSU

BIG IDEA

Transformacja Cyfrowa w Zakładzie Narodowym im. Ossolińskich

Wzrost kultury cyfrowej w organizacji, uporządkowanie procesów wywołujących niekontrolowane “zdarzenia finansowe”. Edukacja i poprawa świadomości pracowników.

STATUS: zakończony

O FIRMIE

Zakład Narodowy im. Ossolińskich to jedna z najstarszych w kraju jednostek zajmujących się ochroną i udostępnianiem zasobów dziedzictwa kulturowego. Obejmuje dwa muzea, bibliotekę, archiwum i wydawnictwo. W 90% jest finansowany z dotacji z budżetu państwa.

Organizacje takie, jak Ossolineum, są często postrzegane jako obszary mało zagospodarowane technologicznie. Niebezpodstawnie – przykładowo, w zakładzie obieg dokumentów polegał w większości na wymianie skanów dokumentów papierowych, brakowało też uniwersalnego rozwiązania wspierającego zarządzanie procesem kontroli finansów.

Ta ostatnia potrzeba, zasygnalizowana w pewnym momencie przez dział finansowy jako „coś do opanowania budżetu”, przerodziła się w projekt transformacji, który objął zasięgiem całą organizację.

Podjęto decyzję o wewnętrznej analizie procesów budżetowych, a na jej podstawie – o wytworzeniu modułowego systemu przez własne wzmocnione i przebudowane zespoły. Proces zmian potwierdził, że poważna transformacja może zachodzić w miejscach, gdzie mało kto się tego spodziewa i nie jest tylko domeną korporacji.

Cele projektu

  • wzrost kultury cyfrowej w organizacji przez zmianę podejścia z zadaniowego na procesowe
  • utworzenie wspólnego miejsca do zarządzania budżetem
  • ograniczenie ilości błędów w procesach obiegu dokumentów w stosunku do obiegu tradycyjnego
  • przynajmniej 40-procentowy wzrost ilości umów podpisywanych cyfrowo w stosunku do 2019 r.
  • zmniejszenie ilości papierowych faktur w obiegu o 80% w stosunku do roku 2019 i całkowite przejście na faktury elektroniczne w roku 2022

Okiem menadżera

Krzysztof Syguda
pełnomocnik ds. Technologii Informatycznych, Ossolineum

Budżet jednostki jest bardzo złożony, a zarządzanie nim – skomplikowane. W pewnym momencie okazało się jednak, że środki, które do nas trafiają, nie wystarczają na wszystkie działania. Postanowiliśmy stworzyć miejsce, w którym nie tylko każdy będzie mógł pracować w sposób usystematyzowany, ale również podnosić swoje kompetencje oraz brać odpowiedzialność za to, co robi. 

Zespół Projektowy 
Ossolineum

Mała potrzeba może być przyczyną wielkich zmian, dzięki którym życie organizacji staje się lepsze. By zmianę skutecznie przeprowadzić, musisz zebrać zespół ludzi, którzy są wystarczająco szaleni (jak mawiał Steve Jobs), aby w zmianę uwierzyć, odważni, aby ją rozpocząć i zdeterminowani, aby wytrwać do końca. Muszą też zdać sobie sprawę z tego, że większość osób, których zmiana dotyczy, nie będzie pamiętać potrzeby dla jakiej została wprowadzona – co paradoksalnie jest miarą jej skuteczności.

Najważniejsze etapy

  • analiza zagadnienia przez dział IT i wybór ścieżki realizacji projektu
  • powołanie zespołu do wdrożenia i optymalizacji pierwszego z modułów systemu – planowania budżetu
  • równoległe przeprowadzenie czynności z obszaru compliance, obejmujących kwestie związane z zarządzaniem wydatkami
  • wyznaczenie koordynatora projektu (dział IT)
  • fazy wdrożeniowo-testowe, prowadzone w metodyce kaskadowej/zwinnej
  • przebudowa chmury prywatnej pod kątem uzyskania wydajnej i bezpiecznej platformy do obsługi systemu

Mierzalne efekty

wydajność

czas planowania budżetu skrócony w 2021 r. o 80 % r/r

polityka finansowa

wprowadzenie skutecznej polityki finansowej, pozwalającej na ograniczenie salda kredytowego do 0 w 2020 roku

dodatkowe systemy

uruchomienie dodatkowych systemów zarówno on-premise, jak i wykorzystujących narzędzia chmurowe

poprawa efektywności

ograniczenie konieczności zakupów dodatkowych licencji na standardowe oprogramowanie biurowe

ograniczenie zakupów

czas planowania budżetu skrócony w 2021 r. o 80 % r/r

Nowe zdolności organizacji

  • pozyskano zasoby pozwalające na realizację we własnym zakresie tworzenia oprogramowania o coraz większej skali złożoności
  • stworzono środowisko umożliwiające szerokie zastosowanie podpisów zaawansowanych i kwalifikowanych jako podstawowe narzędzie autoryzacji
  • uzyskano możliwość pracy w trybie hybrydowym w działach administracyjnych i części działów „merytorycznych”
  • pozyskanie z rynku specjalistów, którzy do tej pory z uwagi na koszty utrzymania nie byli brani pod uwagę
  • określenie puli standardów, wokół których budowane są kolejne elementy specjalistycznych systemów służących bezpośrednio działalności statutowej jednostki i pozwalającymi nawiązać współpracę z innymi jednostkami zajmującymi się szeroko pojętą ochroną dziedzictwa kulturowego, edukacją, jak również technologicznymi

LESSONS LEARNED

realizacja wizji

Zespół projektowy musi składać się w równej części z wizjonerów, jak i osób, które potrafią rozróżnić myślenie życzeniowe od realnej potrzeby. Czasem zamiast komplikować projekt można wprowadzić zmianę organizacyjną.

realizacja wizji

dobry plan szkoleń

Projekt, który dotyka całej organizacji, musi być poparty bardzo dobrym planem szkoleń, zbudowanym na podstawie analizy potencjału i kompetencji w każdym dziale. Szkolenia nie mogą dotyczyć tylko projektu ale i zakresów, niewynikających bezpośrednio z założonych celów.

dobry plan szkoleń

ujednolicenie

Należy wprowadzić jednolite nazewnictwo tak, aby wszystkie strony biorące udział w projekcie potrafiły się zrozumieć. Należy też określić poziom szczegółowości opisu działania poszczególnych mechanizmów.

ujednolicenie