ZWYCIĘZCA KONKURSU

BIG IDEA

Digitalizacja obiegu dokumentów pracowniczych

„Made HR world more digital” – obszar HR też może czerpać z nowoczesnych technologii i wprowadzać innowacyjne rozwiązania mimo mocno zdefiniowanego kontekstu formalno-prawnego.

STATUS: zakończony

O FIRMIE

ING Tech Poland wchodzi w skład globalnych struktur ING Business Shared Services. Świadczy kompleksowe usługi IT (bezpieczeństwo, hosting, usługi zdalne i aplikacyjne) oraz usługi operacyjne spółkom z grupy ING na całym świecie. Zatrudnia około 2500 osób. 

Jeszcze do niedawna w ING Tech Poland stosowano standardowe rozwiązania dotyczące obsługi dokumentacji kadrowej. Zarówno wnioski pracownicze, jak i dokumenty kadrowe były przetwarzane w tradycyjnej formie papierowej. Z uwagi na rosnącą ilość działań operacyjnych i dokumentów kadrowych firma podjęła decyzję o dopasowaniu procesów HR do specyfiki sektora, w którym funkcjonuje – opartego na nowoczesnych technologiach i skupiającego się na optymalizacji i cyfryzacji procesów.

Dzięki pełnej digitalizacji obiegu dokumentów pracowniczych dokumentacja papierowa w obszarze HR jest ograniczona do minimum, wynikającego z aktualnych przepisów prawa. Wdrożenie usprawniło i przyśpieszyło obieg dokumentacji kadrowej oraz poprawiło employee experience.

Zastosowane narzędzia zapewniają szybki i komfortowy proces generowania, podpisywania oraz przechowywania dokumentów. Co ważne, zmianie uległa nie tylko warstwa narzędziowa, ale również podstawowe procesy HR.

Cele projektu

  • zdigitalizowanie minimum 70% całkowitej ilości dokumentacji kadrowej prowadzonej w tradycyjnej, papierowej formie
  • pośredni wpływ na zwiększenie sprawności operacyjnej w przetwarzaniu dokumentacji HR o 20%
  • zwiększenie satysfakcji klienta wewnętrznego z obsługiwanego procesu do oceny 9/10

Okiem menadżera

Tomasz Zięba
Tech Manager, ING Tech Poland

Zdecydowaliśmy się na transformację, która maksymalnie wyeliminuje dokumentację papierową i zastąpi ją elektronicznym obiegiem dokumentów. Decydując się na skok do tego nieznanego nam obszaru musieliśmy zadbać o odpowiednie zaplecze – prawne, procesowe i technologiczne – ale sektor technologiczny w sposób naturalny zmotywował nas do ujednolicenia naszych systemów HR i digitalizacji jak największej ilości procesów. Projekt z jednej strony wpisał się w strategię naszej firmy, z drugiej pozwolił osiągnąć przewagę procesową i optymalizacyjną w obszarze HR. 

Najważniejsze etapy

  • wdrożenie narzędzia E-teczka, umożliwiającego m.in. automatyczne zakładanie akt pracowniczych dla nowo zatrudnionych pracowników, grupowe importowanie zeskanowanych dokumentów wraz z automatyczną identyfikacją oraz podpisywanie dokumentów elektronicznym podpisem kwalifikowanym
  • wdrożenie AdobeSign – dedykowanego narzędzia do obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych, pozwalające na podpisanie dokumentacji przez pracodawcę i pracownika i zarządzanie obiegiem dokumentacji
  • digitalizacja dotychczasowej dokumentacji kadrowej – skanowanie i indeksacja dokumentów oraz ich import do systemu

Mierzalne efekty

dostęp elektroniczny

możliwość korzystania z 80% całości dokumentacji w obiegu elektronicznym

digitalizacja

digitalizacja ponad 75 tys. dokumentów kadrowych

e-teczka

dla 2,2 tys. pracowników

Nowe zdolności organizacji

  • zmiana w postrzeganiu procesów HR, dotychczas uznawanych za stabilne, stałe, a więc niepodatne na zmiany
  • wzmocnienie chęci do poszukiwania nowych rozwiązań i optymalizacji istniejących procesów

LESSONS LEARNED

analiza

Im więcej czasu poświęcimy na analizę i przygotowanie transformacji, tym więcej czasu oszczędzimy podczas wdrożenia.

analiza

pole do udoskonaleń

Nie ma procesów, których nie da się zoptymalizować i uprościć.

pole do udoskonaleń

dobry produkt

Dobry produkt i odpowiednio zdefiniowany proces sprzeda się bez zbędnego marketingu.

dobry produkt