ZWYCIĘZCA KONKURSU

BIG IDEA

e-Rejestracja na szczepienie przeciw COVID-19

Stworzenie pierwszego, ogólnopolskiego, powszechnie dostępnego i prostego w użytkowaniu systemu rejestracji na szczepienia dla wszystkich osób uprawnionych (pacjenci w każdym wieku) przy jednoczesnym zachowaniu zasady jak najwyższej użyteczności i dostępności systemu dla użytkowników obsługujących proces w punktach szczepień (personel medyczny).

STATUS: TRWA

O FIRMIE

Centrum e-Zdrowia jest państwową jednostką budżetową powołaną przez Ministra Zdrowia. Odpowiada za realizację projektów IT o szerokim zasięgu, kluczowych dla funkcjonowania obszaru ochrony zdrowia w Polsce.

Pandemia COVID-19 stworzyła potrzebę budowy centralnego systemu zarządzania procesem szczepień. Tymczasem do ubiegłego roku nawet nie istniało na polskim rynku centralne, powszechne narzędzie umożliwiające zapisanie się na jakiekolwiek świadczenie w dowolnej placówce służby zdrowia. Co prawda część dostawców udostępniała lokalnie, w obsługiwanych przez siebie podmiotach, usługi pozwalające pacjentom umówić się na wizytę przez internet, ale żadne z tych narzędzi nie miało charakteru ogólnokrajowego.

Prace nad wdrożeniem systemu e-Rejestracja rozpoczęły się w połowie grudnia 2020 r., a jego produkcyjne uruchomienie nastąpiło już po 30 dniach.

Największym wyzwaniem przy wdrażaniu e-Rejestracji była dynamicznie zmieniająca się sytuacja pandemiczna, mająca wpływ na procesy legislacyjne, jak i same funkcjonalności usługi. Dodatkowo, wytyczne producentów szczepionek, resortu zdrowia czy rekomendacje Rady Medycznej do spraw COVID-19 przy Prezesie Rady Ministrów skutkowały koniecznością gruntownych zmian w logice, regułach i funkcjonalności systemu w bardzo krótkim czasie.

Cele projektu

  • możliwość rejestracji każdego pacjenta z aktywnym e-skierowaniem na szczepienie przeciw COVID-19 zgodnie z harmonogramem Narodowego Programu Szczepień (NPS)
  • skrócenie procesu rejestracji na szczepienie – zarówno czasu, jak i niezbędnych operacji
  • kompatybilność systemu z innymi systemami ochrony zdrowia

Okiem menadżera

Jarosław Kieszek
Dyrektor Centrum e-Zdrowia

Stworzenie centralnej e-Rejestracji od podstaw, w zaledwie miesiąc, to doświadczenie z kategorii ekstremalnych. Zespół działał pod ogromną presją czasu, skali rozwiązania, a także ze świadomością niezwykłej odpowiedzialności społecznej związanej z tym zadaniem. Dzięki dobrze zaplanowanym procesom, przyjętemu modelowi zarządzania i profesjonalizmowi ekspertów zaangażowanych przez Centrum e-Zdrowia osiągnęliśmy zamierzony efekt.

To wdrożenie uświadamia nam wszystkim nowe możliwości, jakie pojawiają się w publicznej ochronie zdrowia dzięki transformacji cyfrowej. Po raz pierwszy w historii naszego kraju pacjenci z całej Polski mogli zapisać się na wizytę całkowicie zdalnie, poprzez centralny system elektroniczny, który prezentował na bieżąco informację o dostępnych terminach szczepień w konkretnych lokalizacjach wraz z możliwością wyboru rodzaju szczepionki.

Jestem przekonany, że doświadczenie, które jako organizacja zdobyliśmy przy realizacji tego projektu, pozwoli nam podejmować coraz śmielsze wyzwania biznesowe na drodze ku pełnej cyfryzacji systemu ochrony zdrowia w Polsce i zawsze z myślą o pozytywnym doświadczeniu ich użytkowników.

Nowe zdolności organizacji

  • szybkie i zwinne dostosowywanie się do dynamicznie zmieniającego się otoczenia, w którym realizowany jest projekt, a także reakcji/potrzeb końcowych użytkowników zarówno z punktów szczepień, jak i pacjentów
  • xdolność bezpośredniej i skutecznej komunikacji zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji
  • poczucie dążenia do realizacji wspólnego, ważnego celu mającego wpływ na całą populację, co bezpośrednio przełożyło się na zaangażowanie zespołu i możliwość doświadczenia kultury organizacyjnej zbudowanej na wspólnym, niebiznesowym celu

Najważniejsze etapy

  • zaprojektowanie systemu w oparciu o trzy aplikacje, umożliwiające: (i) samodzielne zapisanie się pacjenta na szczepienie przez Internetowe Konto Pacjenta oraz aplikację mobilną mojeIKP, (ii) obsługę zgłoszeń telefonicznych przez pracowników infolinii 989 oraz (iii) zarządzanie kalendarzem wizyt szczepiennych
  • uruchomienie wersji systemu w terminie 30 dni od inicjalizacji
  • integracja z systemem e-zdrowie (P1), Systemem Dystrybucji Szczepionek oraz Węzłem Krajowym (rozwiązanie zaprojektowane w taki sposób, aby umożliwić jego łatwą integrację z innymi systemami ochrony zdrowia w przyszłości)

Mierzalne efekty

system e-Rejestracji

W systemie e-Rejestracji zarejestrowanych jest blisko 33 mln wizyt szczepiennych oraz ponad 100 tys. kont użytkowników obsługujących system z ponad 8,7 tys. punktów szczepień. Każdy obywatel Polski, który się zaszczepił lub jest zapisany na szczepienie przeciw COVID-19, miał kontakt z systemem e-Rejestracji.

0 wizyt
0 kont
0 punktów szczepień

szczytowa popularność

W momencie szczytowej popularności rejestrowano 880 tys. wizyt na dobę i 122 tys. w ciągu godziny, a użytkownicy dokonywali 350 tys. wyszukań wolnych terminów na godzinę i 950 na sekundę.

0

wizyt na dobę

0

wyszukań na godzinę

LESSONS LEARNED

słuchanie

Słuchaj i zmieniaj – możesz stworzyć najpiękniej zaprojektowany system, w którym każda linijka kodu będzie stanowić arcydzieło. Jeśli jednak użytkownik końcowy nie będzie umiał go obsłużyć, system będzie bezużyteczny.

słuchanie

przewidywanie

rojektuj, myśląc o przyszłości – kluczowa kwestia, to zbudowanie systemu tak, by wszelkie zmiany wprowadzane w przyszłości były jak najłatwiejsze do wdrożenia w krótkim czasie.
przewidywanie

powszechność

Każdy powinien mieć dostęp do powszechnie działającego systemu – w e-Rejestracji kanały są dostosowane do wieku i kompetencji cyfrowych pacjentów.
powszechność