Finalista KONKURSU

BIG IDEA

Paperless BNP Paribas

Elektroniczny obieg dokumentów w relacjach wewnętrznych i zewnętrznych.

STATUS: zakończony

O FIRMIE

BNP Paribas Bank Polska notowany od 2011 r. na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych jest częścią grupy bankowej BNP Paribas obecnej w 68 krajach. W Polsce jako bank uniwersalny o globalnym zasięgu, kieruje usługi do ponad 4 mln klientów detalicznych, Wealth Management, a także firm w segmentach mikro, MŚP i bankowości korporacyjnej. BNP Paribas jako Bank Zielonych Zmian wspiera klientów w przechodzeniu na gospodarkę niskoemisyjną, ogranicza negatywny wpływ działalności operacyjnej na środowisko naturalne oraz inspiruje klientów do podejmowania trafnych decyzji finansowych.
W blisko 450 oddziałach firmy zatrudnia ponad 8,5 tys. pracowników.

Na początku 2020 r. bank przygotowywał się do wdrożenia strategii paperless i planował sukcesywny rozwój technologii – głównie w relacji z klientami. Pojawiła się jednak nagła okoliczność – pandemia COVID-19.

Wiele procesów w firmie wymagało przetwarzania papierowych dokumentów podpisywanych przez pracowników, klientów, kontrahentów i dostawców. Głównym wyzwaniem stało się umożliwienie niezakłóconego funkcjonowania firmy w warunkach braku bezpośredniego dostępu pracowników znajdujących się tam urządzeń biurowych.

Skłoniło to firmę do przyśpieszenia procesu i rozszerzenia zastosowania strategii paperless.

Ponadto na przełomie 2020 i 2021 r. bank wspólnie z firmą KPMG zbadał koszt środowiskowy zużycia papieru biurowego i stworzył model pozwalający przeliczać te wartości dla organizacji. W ten sposób uzyskano narzędzia i wiedzę niezbędną do monitorowania i raportowania pozytywnego wpływu środowiskowego strategii paperless.

Cele projektu

  • wyliczenie kosztów środowiskowych papieru używanego w banku
  • stworzenie modelu umożliwiającego wyliczanie bieżących danych – łącznie z obsługą zmiennych takich jak: producent papieru, transport, rodzaj papieru
  • ustanowienie modelu cyklicznego raportowania zużycia papieru i zaoszczędzonej emisji (woda, dwutlenek węgla)
  • cel globalny – zmniejszenie zużycia papieru w całym banku o 80% do 2025 roku

Okiem menadżera

Michał Miszułowiecz
Head of Startup & Scaleup Center of Expertise, BNP Paribas Bank Polska

Zastosowanie platformy Autenti to pierwsze produkcyjne użycie chmury publicznej w banku. Po raz pierwszy też zastosowaliśmy dane środowiskowe do mierzenia efektywności procesu. Dużo trudniej mówi się o paperless, niż się go używa, a pokazanie pozytywnego wpływu środowiskowego jest doskonałą motywacją do dalszych wdrożeń. Jednak to nas wszystkich czeka – stosy papieru nie mają racji bytu w świecie cyfrowym.

Nowe zdolności organizacji

  • zbudowanie świadomości pozytywnego wpływu środowiskowego cyfryzacji procesów – szczególnie eliminacji papieru
  • zwiększenie możliwości analitycznych zespołów data science – cyfrowa forma dokumentów skraca czas dostępu do danych i poprawia ich jakość
  • uproszczenie i przyśpieszenie cyfryzacji nowych procesów i modyfikacji istniejących

Najważniejsze etapy

  • zastosowanie narzędzi druku podążającego do wyliczenia i monitorowania zużycia papieru
  • uruchomienie platformy elektronicznego obiegu dokumentów w modelu Software as a Service (Autenti)
  • integracja platformy z obecnymi rozwiązaniami w banku
  • wprowadzenie rozwiązań wspierających digitalizację procesów, w tym podpis cyfrowy i wideoweryfikacja

Mierzalne efekty

redukcja zużycia papieru

z 35 tys. ryz w pierwszym półroczu 2020 r. do 24 tys. rok później

zastosowanie podpisu elektronicznego

przyśpieszenie procesów zakupowych średnio o 60%

ponad 600 podpisów kwalifikowanych

ze zdalną weryfikacją tożsamości od maja 2020 r. do czerwca 2021 r.

271 tys. dokumentów

bez wykorzystania papieru podpisano w okresie styczeń-maj 2021 r. podczas gdy w całym 2020 roku było ich ponad 290 tys.

formuła paperless

po wdrożeniu procesu wpłat i wypłat gotówki w formule paperless w lipcu 2020 r. osiągnięto średni miesięczny wolumen takich dyspozycji na poziomie blisko 30 tys.

LESSONS LEARNED

środowisko pracy

Aspekty środowiskowe są bardzo ważne dla pracowników.

środowisko pracy

Efektywność

Efektywność operacyjna może iść w parze z efektywnością środowiskową.

Efektywność

modyfikacja procesu

W celu zastosowania podpisów elektronicznych należy zmodyfikować proces – nie można wprost zastąpić dokumentu papierowego dokumentem podpisanym elektronicznie.

modyfikacja procesu